【过会案例】工作邮件确认验收的效力较高，仅次于盖章且签字；验收单附带整改意见能否马上确认收入
整理自关于常州市龙鑫智能装备股份有限公司公开发行股票并在北交所上市申请文件的第二轮审核问询函的回复
问题2、收入确认合规性
根据申请文件及问询回复：（1）报告期各期，发行人存在验收单或签收单仅签字、邮件确认验收和客户未提供验收证明等情形。报告期各期，验收证明存在瑕疵的收入占比分别为6.02%、8.47%和17.18%。发行人部分项目安装调试完成时间与验收时间间隔较长，个别客户不同项目验收形式不同。
（2）发行人某项目2023年确认收入，2024年根据工程结算审定数与发行人签订补充协议，变更合同金额，相应冲减2024年收入。
（3）2023年、2024年发行人客户通过融资租赁回款金额分别为11,404.26万元、3,302.20万元。
请发行人：（1）说明报告期内验收证明存在瑕疵的收入金额及占比持续增长的原因，在客户存在整改要求的情况下确认收入是否谨慎，是否符合行业惯例，相关项目验收时间是否集中在12月份，是否存在提前确认收入的情况。（2）结合各类产品的合同实施、试产等流程的主要内容及影响因素、与项目执行验收相关内控措施及有效性等，进一步说明部分主要项目的安装调试完成时间距离验收时间较长且跨期的原因，是否存在调节收入确认时间的情形。（3）说明2024年中创新航材料科技（四川）有限公司干燥设备项目和物料自动化生产线项目验收形式不同的原因，是否存在其他主要客户不同项目、不同年度验收或签收形式不同的情况，说明原因及合理性。（4）说明大钣科技（长兴）相关项目冲减2024年收入的原因，前期收入确认是否准确合规；说明报告期内是否存在暂估确认收入的情形，如有请说明具体依据及是否与实际收入存在较大差异。（5）说明通过融资租赁业务付款客户的具体情况，包括客户名称、各期交易金额、相关业务流程、结算方式调整原因（如有）、发行人是否提供担保，收入确认时点的依据及合规性；说明应收账款的形成时间、账龄情况，融资租赁公司与发行人及其关联方、关键人员是否存在关联关系，是否存在调节账龄等情形。
请保荐机构、申报会计师：（1）核查上述事项并发表明确意见，说明核查方法、范围、依据及结论。（2）针对通过邮件验收、仅客户签字的验收或签收单据，请说明对发件人员、签字人员身份的核实情况及适格性，相关收入确认单据有效性的核查情况，是否存在其他内外部证据。（3）说明对签收或验收单据存在瑕疵情形的核查情况，相关回函是否加盖客户公章，对受访人、回函人身份的核实情况。（4）说明对发行人报告期内验收的主要产线或设备的运行情况、已发出存货的设备安装与运行情况的具体核查方式和核查充分性，如何确认相关设备与合同的对应性及运行状态。
【回复】
一、说明报告期内验收证明存在瑕疵的收入金额及占比持续增长的原因，在客户存在整改要求的情况下确认收入是否谨慎，是否符合行业惯例，相关项目验收时间是否集中在12月份，是否存在提前确认收入的情况
（一）说明报告期内验收证明存在瑕疵的收入金额及占比持续增长的原因
报告期各期，公司研磨设备、干燥设备和物料自动化生产线等产品主要按验收确认收入，公司要求客户出具经盖章并由相关验收人员签字确认的验收报告，并以此作为收入确认依据。由于公司与客户签订的销售合同通常未对验收单据盖章、签字及内容做出具体明确约定，因此存在部分客户由于内部流程、产品售后谨慎性等原因导致验收单存在少量形式或内容瑕疵，具体如下：
1、验收单据形式瑕疵情况
报告期内，经查阅公司所有以验收方式确认收入的验收单据，验收单据形式的完备情况如下：
单位：万元
| 情形 | 2025年1-6月 | 2024年度 | 2023年度 | 2022年度 | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 金额 | 占比 | 金额 | 占比 | 金额 | 占比 | 金额 | 占比 | |
| 1、验收证明盖章完备 | 18,366.65 | 56.33% | 41,973.38 | 73.77% | 43,825.31 | 81.21% | 29,898.10 | 97.81% |
| 2、其他情形 | 14,239.36 | 43.67% | 14,698.09 | 25.83% | 10,104.33 | 18.72% | 227.96 | 0.75% |
| （1）验收证明仅签字 | 306.18 | 0.94% | 3,463.73 | 6.09% | 7,586.28 | 14.06% | 227.96 | 0.75% |
| （2）邮件确认验收 | 9,762.57 | 29.94% | 9,583.30 | 16.84% | 318.23 | 0.59% | - | - |
| （3）验收证明签字且获取邮件确认 | 4,170.61 | 12.79% | 1,651.06 | 2.90% | 2,199.82 | 4.08% | - | - |
| 3、客户拒绝提供验收证明 | - | - | 224.92 | 0.40% | 35.66 | 0.07% | 440.53 | 1.44% |
| 验收确认收入金额合计 | 32,606.01 | 100.00% | 56,896.39 | 100.00% | 53,965.30 | 100.00% | 30,566.59 | 100.00% |
部分客户由于内部管理等原因，无法在验收证明上盖章；但通过其工作邮箱发送邮件方式确认公司项目验收，确认效力较高，此类情形在报告期各期收入占比分别为0.00%、4.67%、19.74%及42.73%。除上述情形外，少量客户仅提供经签字的验收证明或无法提供验收证明。
公司对于验收单据采用了严格的政策，将盖章且签字的验收证明视为完备的证明，同时邮件确认验收的效力也较高。因此，若将验收证明盖章及邮件确认合并统计，占报告期各期验收确认收入的比例分别为97.81%、85.88%、93.51%及99.06%，收入占比较高，不存在持续下降的情形。
2023年度及2024年度，验收证明仅签字的比例较高，主要系个别项目所致，包括2023年度验收证明仅签字-2023年度客户1项目、验收证明仅签字-2023年度客户2项目及2024年度验收证明仅签字-2024年度客户1项目。上述项目对应客户以其内部规定为由，拒绝盖章或通过邮件确认验收，中介机构对上述客户均进行了函证、走访，并对验收单签字人身份进行了确认，情况如下：
| 客户 | 收入 | 当期收入占比 | 函证情况 | 走访 | 验收单签字人员身份确认 |
|---|---|---|---|---|---|
| 验收证明仅签字-2024年度客户1 | ** | ** | 盖财务专用章确认函证内容，其中包括项目验收时间情况 | 公司邮箱确认问卷内容，其中包括项目验收情况 | 磷酸铁锂电池材料工厂负责人***，与企业微信名片、走访受访人、官方网站新闻报道匹配 |
| 验收证明仅签字-2023年度客户1 | ** | ** | 盖公章确认函证内容，其中包括项目验收时间情况 | 客户盖章确认问卷内容，其中包括项目验收情况 | 生产中心总经理助理、工程设备组组长***，与名片、项目沟通群中的人员、走访受访人、官方网站新闻报道匹配 |
| 验收证明仅签字-2023年度客户2 | ** | ** | 盖公章确认函证内容，其中包括项目验收时间情况 | 中介机构执行走访，客户拒绝在问卷上盖章 | 技术主管工程师***，与企业微信名片、函证签字人员匹配 |
由上表可知，前述项目均进行了函证和走访确认，函证均取得了客户盖章确认；除了验收证明仅签字-2023年度客户2拒绝对访谈问卷盖章以外，其他走访获得客户盖章或公司邮件确认，验收单签字人员的身份可以和项目沟通群中的人员、走访受访人或函证签字人员匹配。
除此以外，报告期各期客户拒绝提供验收证明的收入占比分别为1.44%、0.07%、0.40%及0.00%，占比较低。2025年1-6月，不存在客户拒绝提供验收证明的情形。公司已与客户进行沟通要求其提供验收单据，但个别客户认为相关产品已经过其正式验收、支付验收款，未出具验收报告不影响验收的效力，因此拒绝提供验收报告。公司已全部取得该等项目的验收款，且通过函证访谈方式向所涉及的主要客户确认验收事项及验收时间。截至2025年6月末，客户未就产品质量问题向公司进行投诉，亦不存在其他可能影响验收效力的争议或纠纷。
综上所述，公司验收证明形式完备的收入占比较高，验收证明仅签字的主要客户通过走访、函证进行了确认，且签字人员身份可验证，拒绝提供验收证明的收入占比较低，且公司已全部取得该等项目的验收款，并通过访谈、函证向主要客户进行了确认。报告期内公司验收单据形式较为完备，公司按照依据验收报告的签署时点确认收入准确、合理。
2、验收单据内容瑕疵情况
报告期内，公司按照验收方式确认收入的验收单据内容存在瑕疵及占比的情况如下：
单位：万元
| 项目 | 2025年1-6月 | 2024年度 | 2023年度 | 2022年度 | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 金额 | 占比 | 金额 | 占比 | 金额 | 占比 | 金额 | 占比 | |
| 验收证明-合格满意 | 32,129.52 | 98.54% | 46,898.89 | 82.43% | 49,361.79 | 91.53% | 28,313.67 | 93.98% |
| 验收证明-合格但存在瑕疵 | 476.49 | 1.46% | 9,772.58 | 17.18% | 4,567.85 | 8.47% | 1,812.39 | 6.02% |
| 客户拒绝提供验收证明 | - | - | 224.92 | 0.40% | 35.66 | 0.07% | 440.53 | 1.44% |
| 合计 | 32,606.01 | 100.00% | 56,896.39 | 100.00% | 53,965.30 | 100.00% | 30,566.59 | 100.00% |
报告期内，客户验收证明合格满意的比例分别为93.98%、91.53%、82.43%及98.54%，比例较高且不存在持续下降的情形。其中，2023年度及2024年度验收证明-合格但存在瑕疵的情况较多，但均非影响验收条件的实质内容，公司已积极配合客户解决相关问题，相关项目的验收有效、验收时间准确，不存在质量纠纷，具体情况参见本回复“问题2/（二）在客户存在整改要求的情况下确认收入谨慎”。
（二）在客户存在整改要求的情况下确认收入谨慎
报告期内，客户向公司出具的验收证明附带整改情况（存在内容瑕疵）的项目收入分别为1,812.39万元、4,567.85万元、9,772.58万元及476.49万元，占验收方式确认收入的比例分别为6.02%、8.47%、17.18%及1.46%，主要集中在2023-2024年度，主要项目如下：
单位：万元
| 年度 | 客户名称 | 金额 | 是否存在实质产品问题 | 验收款支付情况 |
|---|---|---|---|---|
| 2024 | ** | ** | 否，主要为产品细节优化 | 验收后3个月内收到验收款 |
| 2024 | ** | ** | 否，设备正常运行，要求补充资料 | 验收后3个月内收到验收款 |
| 2024 | ** | ** | 否，配合客户性能提升要求 | 验收后3个月内收到验收款 |
| 2023 | ** | ** | 否，产品安装不够细致、部分零部件易出现故障，但不影响客户生产 | 因客户付款节奏较慢，于验收后8个月内付验收款 |
| 2023 | ** | ** | 否，售后不及时 | 验收后3个月内收到验收款 |
由以上两个表格可知，2023年度及2024年度验收证明附带整改情况（存在内容瑕疵）的主要项目并非公司产品存在实质问题或未达到验收条件，多为配合客户整改要求、细节优化等，产品正常运行，主要是客户在验收单上进行记录，以督促公司进行整改，且公司均收到了上述项目的验收款。
除上述项目外，其他验收证明附带整改情况（存在内容瑕疵）的项目的收入占比较低，如研磨设备指示灯不亮、操作按钮位置需下移、干燥设备风机故障较多、需替换加热丝、物料自动化生产线需增加喷淋水阀、隔膜泵配件故障率高等，均是不影响整体使用的产品细节优化或公司需配合客户进行的工艺需求微调，系客户出于谨慎角度考虑，将执行中的问题或不影响最终验收的问题进行记录以督促公司整改。
上述问题主要是不影响整体使用的产品细节优化或公司需配合客户进行的工艺需求微调，系客户出于售后谨慎角度考虑，将执行中的问题或不影响最终验收的问题进行记录以督促公司整改。
公司已积极配合客户解决相关问题，完成工艺调整优化，且所涉及的主要客户已支付验收款/对应质保金，或通过函证及访谈方式确认验收事项及验收时间。根据项目组与相关主要客户的访谈，相关项目的验收时间准确，不存在质量纠纷，故公司按照依据验收报告的签署时点确认收入准确谨慎。