IPO案例：广告宣传费、业务招待费、差旅交通费的审批及报销内控机制？

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01问询

根据申报材料，报告期内发行人销售费用和管理费用保持增加，其中职工薪酬占比较高。

请发行人披露：广告宣传费、业务招待费、差旅交通费的审批及报销机制，实际发生金额与预算金额的比较情况。

【公司简介】国仪量子技术（合肥）股份有限公司专注于高端科学仪器的研发，主要产品为高端科学仪器装备、以增强型量子传感器为代表的核心关键器件以及解决方案。

02回复

1、广告宣传费、业务招待费、差旅交通费的审批及报销机制

公司制定《国仪量子费用报销管理制度》《国仪量子出差管理制度》《国仪量子非生产物料和服务采购流程管理与审批制度》等内部控制制度，对公司广告宣传费、业务招待费、差旅交通费等进行管理，以规范公司员工日常费用报销流程，加强公司内部管理，合理控制费用支出，确保对报销流程进行有效管理。

公司广告宣传费、业务招待费、差旅交通费的审批及报销机制如下：

（1）广告宣传费审批及报销机制

公司制定《国仪量子非生产物料和服务采购流程管理与审批制度》，对广告宣传费审批及报销机制予以规范。

1）采购申请：采购申请单由需求部门在OA系统中提出，并由各事业部和各需求部门负责人进行审批。

2）采购合同：供应商开发经理对采购申请进行寻源及比价后，在OA系统新建采购合同审批流程，将采购合同与采购申请进行关联，并提交供应商开发部、法务部、需求部门、财务经营部进行会签。采购金额在5万元以上由供应商开发部负责人同时审批，采购金额在10万元以上由供应链事业部总经理同时审批，采购金额在30万元以上的由总经理同时审批。

3）合同履约：供应商按合同要求进行履约和交付后，财务核算经理审核，并由需求人和供应商开发经理进行验收和确认，并提交支出凭证及相关附件；

4）付款申请：采购验收完成后，供应商开发经理与供应商完成对账，在OA系统提交采购付款申请，由供应商开发部审批，并提交需求部门负责人、财务总监、财务经营部出纳和网银管理员进行会签。对付款金额在5万元以上的付款申请由供应商开发部负责人、总经理同时审批。

5）付款：供应商开发经理将采购合同、发票等附件报送到财务经营部。财务经营部对相关信息进行确认，并由财务人员进行审核，审核通过后安排付款。

（2）业务招待费审批及报销机制

公司制定《国仪量子费用报销管理制度》，对业务招待费审批及报销机制予以规范。报销人员应于业务招待费发生后完成费用报销申请，提交支出凭证及相关附件，报销流程由财务核算经理审批、部门负责人或项目负责人审批、财务审核岗核票后，由出纳核付报销。对付款金额在5000元以上的付款申请由总经理同时审批。

（3）差旅交通费审批及报销机制

公司制定《国仪量子费用报销管理制度》《国仪量子出差管理制度》，对差旅交通费的审批及报销机制予以规范。

1）出差申请：员工出差在系统中提交出差申请，申请需要注明出差目的、出行事由、出差地点、联系人、出差起止日期等内容；出差申请由部门负责人审批通过后，可以出差。

2）差旅交通报销：出差人员应于出差结束后依据出差管理制度，在OA系统完成差旅交通费用报销申请并关联出差申请流程，提交支出凭证及相关附件，报销流程由财务核算经理审批、部门负责人或项目负责人审批、财务审核岗核票后，由出纳核付报销。对付款金额在5000元以上的付款申请由总经理同时审批。

2、实际发生金额与预算金额的比较情况

报告期内，公司广告宣传费、业务招待费、差旅交通费实际发生金额与预算金额的比较情况如下：

公司2023年开始推行全面预算管理，处于首次执行的初期适应与调整阶段，广告宣传费、业务招待费及差旅交通费的实际发生额与预算金额存在一定差异。

随着公司预算管理逐步完善，2024年实际发生额与预算金额显著缩小，当年广告宣传费实际发生额超出预算金额较大，主要系随着公司业务规模的持续扩大及产品竞争力的显著提升，公司实施了更为积极的品牌推广与市场拓展策略，并加大了对海外市场的资源投入力度所致。